Dies ist ein kleiner Appell, die M\u00f6glichkeiten zur Visualisierung in Besprechungen zu nutzen. Keine wissenschaftliche Anleitung, nur ein wenig eigene Erfahrung. Vielleicht erg\u00e4nzt sie ja der eine oder andere.<\/p>\n
Je komplexer der Sachverhalt, desto wichtiger ist der Transport des Inhalts \u00fcber visuelle Elemente. Das Skizzieren von Inhalten, das Gruppieren von Moderationskarten, das gemeinsame Malen, Rumspinnen, Brainstormen oder Mindmapping hilft mir pers\u00f6nlich sehr viel besser, komplexe Sachverhalte zu verstehen, als es das “gesprochene Wort” alleine k\u00f6nnte.<\/p>\n
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Situation in Meetings<\/strong><\/p>\n Leider erlebe ich in Meetings h\u00e4ufig genau das Gegenteil. Viel Zeit in Besprechungsr\u00e4umen wird mit rein akustischer Untermalung gef\u00fchrt. Oft wird kein Stift in die Hand genommen, selbst, wenn die Inhalte immer komplexer werden. Und das ist bei IT-Fragen leider fast immer der Fall. Das Whiteboard bleibt wei\u00df und das Flipchart verstaubt. Nicht nur, dass es mir schwer f\u00e4llt, reinem Gerede zu folgen und mir meine Bilder nur in meinem Kopf aufzubauen – man spricht einfach nicht von den gleichen Dingen: Reine Gespr\u00e4che und Diskussionen sorgen daf\u00fcr, dass jeder Teilnehmer ein unterschiedliches Bild im Kopf hat. Getoppt werden solche Termine nur dadurch, dass jemand mit einem Notebook da ist, das er bedient und Dinge an die Wand werfen l\u00e4sst in strenger Hoheit des “Eingabemediums”. F\u00fcr einen Vortrag spitze, f\u00fcr ein kollaboratives Meeting in No Go. Und das alles frisst Zeit: Die Abstimmungszeiten im Meeting (und dar\u00fcber hinaus!) werden l\u00e4nger, der Verst\u00e4ndigungsprozess ist nicht optimal und am Ende gehen die Teilnehmer auseinander und haben, wenn es ganz schlecht l\u00e4uft, nicht eine einzige Entscheidung gef\u00e4llt, Verantwortungen definiert oder \u00fcbereinstimmende Ergebnisse erzielt. Getreu nach dem Motto: Gut, dass wir dr\u00fcber gesprochen haben.<\/p>\n Ziele, Moderation und Zielf\u00fchrung<\/strong><\/p>\n Dabei ist es eigentlich ganz einfach. Alles beginnt schon vor dem Termin: Oft erlebe ich Termineinladungen, die als Inhalt gerade einmal eine Betreffzeile in Outlook enthalten. Sowas wie “R\u00fccksprache laufende Projekte”. Schade, denn das \u00f6ffnet schon T\u00fcr und Tor f\u00fcr all diejenigen, die gerne etwas erz\u00e4hlen m\u00f6chten. Und das sind viele der oft zu vielen Teilnehmer, die sich in der Liste der eingeladenen Leute finden. Ich bin immer geneigt, Termine abzusagen, wenn nicht in der Bescrheibung in einem vollst\u00e4ndigen Satz erkl\u00e4rt wird, warum man sich eigentlich trifft. Eine konkrete Information dar\u00fcber, warum man sich eigentlich zusammensetzt, sorgt bei allen Teilnehmern f\u00fcr eine hoffentlich gleiche Zielerwartung und spart am Ende viel Zeit.<\/p>\n Ein Termin sollte immer mit einigen einleitenden Worten desjenigen beginnen, der eingeladen bzw. des Moderators des Termins. “Die Leute abholen”, damit klar ist, warum man eigentlich da ist. Aber neben all dem verbalen Moderationskram, auf den ich gar nicht eingehen will, ist es noch viel wichtiger, dass Moderationsmittel wie Flipchart, Metaplan und Whiteboard zum Einsatz kommen: Nehmt einen Stift in die Hand und malt! Ich finde es immer schade, dass die Scheu, einen Stift in die Hand zu nehmen, so gro\u00df ist. Und diese Scheu wird scheinbar immer gr\u00f6\u00dfer, je h\u00f6her Menschen in der Hierarchie klettern.<\/p>\n Whiteboards sind keine Raumdekoration …<\/strong><\/p>\n Meine Erfahrung ist, dass ein Stift und das Bedienen eines solchen jedes Meeting schlagartig ver\u00e4ndert. Der Fokus auf das, was wichtig ist, ist da und das, was an die Wand gemalt wird, ist die Schnittmenge der Bilder, die jeder in seinem Kopf malt. Die Komplexit\u00e4t des eigenen Bilds wird durch das Malen reduziert \u00a0und der Fokus auf die wesentlichen Dinge hergestellt. Wenn etwas nicht passt, wenn man etwas nicht versteht oder anders darstellen will: Dann kann er den Stift nehmen und seine Gedanken visualisieren, Moderationskarten schreiben, aufh\u00e4ngen, umh\u00e4ngen oder gruppieren. Nur so entsteht ein gemeinsames Bild dessen, was Gegenstand der Besprechung ist. Rein akustischer Austausch oder das Tippen einer einzigen Person in ein Notebook zur Dokumentation kann dies in meinen Augen nie ersetzen: Es sind nur alle an Board, wenn man gemeinsam an einem “lebenden Objekt” entwickelt: Wenn man malt, wischt, aufh\u00e4ngt, umh\u00e4ngt, gruppiert.<\/p>\n Flipcharts auch nicht …<\/strong><\/strong><\/p>\n Ich kenne Leute, die malen aus dem Stand druckf\u00e4hige Diagramme und Visualisierungen der komplexesten Sachverhalte. Ich w\u00fcnschte, ich h\u00e4tte dieses Talent. Aber fehlendes k\u00fcnstlerisches Talent darf kein Grund sein, nicht zum Stift zu greifen. Tabellen, Mindmaps, Stichpunkte und Diagramme kann jeder an die Wand malen oder pinnen und keiner wird diese nach ihrer k\u00fcnstlerischen Qualit\u00e4t beurteilen. Nur: Tut es! Ein toller Vorteil ist, dass das Malen und aktive Entwickeln alle an Board (oder ans Board, wenn man so will) holt, die vielleicht in Meetings nicht gerne Reden. Und die, die zu gerne Reden, werden “festgenagelt” auf das gemeinsame Bild an der Wand.<\/p>\n Der Termin endet, wenn das zu behandelnde Thema abgeschlossen ist. Ich wei\u00df, es kommt nicht oft vor, dass ein Termin vor der angesetzten Endzeit vorbei ist. Aber dann ist der Termin auch rum: Jetzt noch die letzten 20 Minuten angepeilter Zeit zu nutzen, um schnell noch das andere so brandhei\u00df wichtige Thema zu besprechen, macht in meinen Augen wenig Sinn, da die Aufmerksamkeit am Ende, die Vorbereitung auf das Thema nicht gegeben und die Zielvorgabe somit wieder nicht klar ist.<\/p>\n Kleine Ursache…<\/strong><\/p>\n Ich denke, diese kleinen Dinge helfen schon ungemein, die Meetingkultur enorm zu verbessern. Sie sind so einfach und doch helfen sie, Meetings wesentlich effizienter abzuhalten. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Eine Besprechung, die m\u00f6glichst viel an einem Board oder Flipchart abgehalten wird, ist schneller vorbei, bringt kreativere Ideen hervor und sorgt f\u00fcr ein st\u00e4rkeres Commitment der Teilnehmer auf die Ergebnisse. Noch dazu ist ein Meeting, in dem man malt, nicht so langweilig und einseitig gepr\u00e4gt vom Redeschwall einzelner: Man hat die Chance, alle einzubinden, mehr Ideen zu entwickeln und alle Teilnehmer am Ball zu halten.<\/p>\n \u00dcbrigens: Wenn ein Whiteboard erstmal voller toller Ideen und Ergebnisse der Besprechung ist, ist das die beste Dokumentation, die man haben kann: Smartphone raus, Foto gemacht und im Nachgang eine Zusammenfassung der Besprechung geschrieben, User Stories definiert, Wiki-Eintr\u00e4ge geschrieben oder weitere Aktionen durchgef\u00fchrt.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Dies ist ein kleiner Appell, die M\u00f6glichkeiten zur Visualisierung in Besprechungen zu nutzen. Keine wissenschaftliche Anleitung, nur ein wenig eigene Erfahrung. Vielleicht erg\u00e4nzt sie ja der eine oder andere. Je komplexer der Sachverhalt, desto wichtiger ist der Transport des Inhalts \u00fcber visuelle Elemente. Das Skizzieren von Inhalten, das Gruppieren von Moderationskarten, das gemeinsame Malen, Rumspinnen, … <\/p>\n