Redet nicht drumrum.

Vor einigen Tagen postete ich meinen Artikel “Nimm Dir einen Stift.”, in welchem ich dazu aufrief, in Besprechungen mehr zu visualisieren, zu malen, zu basteln und kreativ zu arbeiten. Im Nachgang habe ich einige tolle Gespräche zu diesem Thema geführt und festgestellt, dass es viel verbreiteter ist als ich dachte, Dinge nur verbal zu besprechen, aber nicht kreativ zu arbeiten. Zusätzlich zu meinem Appell hinsichtlich der Viualisierung von Ergebnissen habe ich nun “zu Blog” gebracht, welches in meinen Augen die Verhaltens-Schlüsselfaktoren zu erfolgreichen Meetings sind. Natürlich gibt es auch hier bestimmt 1000 weitere – diese hier sind aus meiner Erfahrung gegriffen und freuen sich auch wieder über Ergänzungen in den Kommentaren.

0. Dokumentation der Ergebnisse

Als Punkt 0 möchte ich die Dokumentation aller Besprechungsergebnisse aufführen. Wer kennt das nicht: Es kommt im Nachgang eines Meetings ein Protokoll, das lückenhaft ist, nur zur Hälfte stimmt und keinerlei Nutzen hat, aber an einen Verteiler von 100 Entscheidungsträgern ging. Immerhin ein Protokoll! Schrecklicher ist nur, wenn der letzte Satz in einer Besprechung ist: “Super, das waren ja tolle 2 Stunden! Wer schreibt das Protokoll?” und alle schauen betroffen unter sich und es kommt keines oder nur ein dürftiger 10-Zeiler. Weniger informativ ist nur noch die Bemerkung: “Es hat sich ja jeder seine Sachen aufgeschrieben”. Wissensinseln nach einer Besprechung und keine Möglichkeit, Fortschritte zu verfolgen – was kann hier noch schlimmer sein 🙂

Eine offene Dokumentation in einer Besprechung hingegen sorgt für Transparenz der Entscheidungen und Commitment  bei allen Beteiligten. Je offener Ergebnisse und Verantwortlichkeiten festgehalten werden (Meta Wand, Flipchart, Wiki,Ticketsystem über Beamer – Vorsicht hier bzgl. “Technikhoheit” und fehlendem Einbezug der Teilnehmer) umso genauer ist das Bild, das alle Teilnehmer einer Besprechung haben. Die Dokumentation beginnt gleich in den ersten Minuten der Besprechung.

1. Fokus bewahren

Jede Besprechung hat ein Ziel. Dieses muss klar kommuniziert werden und dessen Erreichung muss bei allen Argumenten und Diskussionen klar im Vordergrund stehen. Nichts ist anstrengender, als wenn Besprechungen in Off-Topic Diskussionen enden. Hier ist klar der Moderator des Termins gefragt. Verliert er den Fokus, sind alle verloren. Es gilt, schnell zu entscheiden, welche Argumente die wichtigen sind und zu Showstoppern im aktuellen Vorhaben werden können und welche ignoriert, delegiert oder im Nachgang behandelt werden können. Das setzt beim Moderator ein Gespür für die Essenz des Gesagten und Gemalten voraus. Wichtiger aber ist noch, dass Beteiligte auch in der Lage sind, Argumenten zu folgen und allgemein als unwichtig eingestufte bzw. verargumentierte Sachverhalte nicht hartnäckig immer wieder auf den Tisch bringen. Zusätzlich muss das Seitenrauschen in Besprechungen reduziert werden: Nicht jeder Sonderfall ist wichtig, nicht jede herbeidiskutierte unlösbare Situation muss behandelt werden.

2. Mal es auf

Die Visualisierung von Ideen und Ergebnissen von Anfang an in einer Besprechung ist das wesentliche Erfolgsinstrument von Besprechungen: In meinem Appell “Nimm dir einen Stift.” habe ich ja schon beschrieben, dass es mehr als nur zeitraubend ist, wenn man in einem Termin nicht malt. Paul beschreibt es in seinem Kommentar so treffend, dass erst durch die Nutzung von Visualisierungstechniken ein Termin “zu einem Workshop” wird und ergebnisorientiert gearbeitet werden kann. Der eine oder andere Gedanke von mir findet sich im genannten Artikel und besonders in den Kommentaren.

3. Ich weiß das nicht

“Woher soll ich wissen, was ich denke, bevor ich höre, was ich sage?” Ich glaube, das ist die Devise, mit der zu viele Teilnehmer in Besprechungen agieren. Statt einfach mal zu sagen “das weiß ich nicht!” wird versucht, in einem langen Monolog (bei Informatikern auch gerne gespickt mit Fach-Terminologie, Komponentennamen, Tabellennamen und weiteren für andere Stakeholder allermeist uninteressanten Details) eine Antwort ad hoc zu präsentieren, die es nicht gibt. Nur, weil man sich die Blöße des aktuellen Unwissens nicht geben möchte, wird versucht, eine Pseudo-Kompetenz zu erzeugen, die am Ende nur Ratlosigkeit zurücklässt. Wer darauf achtet, wird auch feststellen, dass am Ende der oft minutenlangen Ausführungen kein neuer Ansatz oder Ergebnis herausgekommen ist. Dabei ist das für den Moment im Meeting alles andere als zielführend und nicht zuletzt nachhaltig für den Ruf des Teilnehmers schlecht. Ein schlichtes: “Ich weiß es nicht” ist eine ehrliche Aussage, die in einer offenen Atmosphäre nie ein Problem sein darf. Denn erst diese Einsicht öffnet den Horizont für eine wirkliche Lösungsfindung mit der Intelligenz aller anwesenden Spezialisten. Und ist man wirklich der einzige, der für die Lösung des Problems in Frage kommt und kann man sie nicht im Termin erarbeiten, nimmt man die Fragestellung mit und bearbeitet sie intensiv im Nachgang.

4. Fragen stellen

Besprechungen drehen sich immer um Problemlösungen. Man trifft sich ja nicht, weil der Kaffee im Konferenzbereich immer so gut ist. Gemessen an diesem für mich elementaren Sinn einer Besprechung stellen die Teilnehmer aber viel zu wenige Fragen: Es kommt oft vor, dass Teilnehmer reine Sendesysteme sind, denen die Ergebnisorientierung fehlt. Es wird nicht gefragt, es wird festgestellt. Zusammenhänge erschließen sich meines Erachtens aber nur, wenn man Fragen stellt und sich mit den gegebenen Antworten kritisch auseinandersetzt oder, wenn es keine Antwort gibt, diese zu erarbeiten: Hier scheint es auch oft so zu sein, dass Menschen das Stellen einer Frage als Schwäche sehen. Es sind nicht Fragen sondern Antworten gefordert. Aber nur durch aktives Fragen und Hinterfragen von Sachverhalten kann ich mich einer Lösung nähern und in einen Dialog treten. Interessant aus meiner Erfahrung ist, dass gerade die Fragen, die mir fast schon peinlich erscheinen, weil sie an gesetzten Grundfesten rütteln, ein (überfälliges?) Umdenken auslösen, weil das bloße Fragen ans sich schon eine Veränderung der Sicht auf die Dinge zur Folge hat. Plötzlich entsteht Neues! Natürlich macht auch hier der Ton die Musik: Stellt man reine Suggestivfragen oder stelle ich die Kompetenz Anwesender in Frage, gewinne ich auch keinen Blumentopf. Diplomatie ist der Schlüssel zum Glück.

5. Lasst Emotionen außen vor

Man trenne das Fachliche vom Persönlichen. Leicht gesagt, wenn der schon wieder mit seinen hundert Mal durchgekauten Ansichten und Bedenken kommt und man innerlich zum Wiederholungstäter wird, weil man schon wieder einen Einfall hat, wie man ihn am besten möglichst bestialisch aus dieser Welt beseitigt. Der Puls ist bei 180, der Kopf rot. Nur – es hilft ja nichts. Laut werden hilft nicht, Angriff hilft nicht. Wohl aber das ins Leere laufen lassen und die eigene Ruhe bewahren. Tretet einen Schritt zurück und reflektiert – so viel Zeit ist immer. In einem Beitrag im setzwein-Blog gibt es wirklich tolle und praktische Hinweise, wie man seine Ruhe bewahrt und dem Druck des anderen widersteht.

Das als kleine Zusammenfassung zu meinen Erfahrungen aus dem täglichen Besprechungsdschungel. Wenn Ihr weitere Anmerkungen habt, freue ich mich über jeden Kommentar.